電子契約・電子署名とは
電子契約とは、紙の契約書に署名・押印する代わりに、電子データの契約書に、電子的な方法で合意の意思を示して結ぶ契約のことです。電子署名とは、電子データが、誰によって作成されたか、また、その後に改ざんされていないかを確認できるようにする技術や仕組みを指します。
契約書の作成、郵送、押印、保管にかかる手間と時間を減らせるため、新規事業の立ち上げ期のように、取引のスピードが重視される場面で、導入が進んでいます。
仕組み・ポイント
電子契約を運用する際の主な要素を整理します。
| 要素 | 確認する内容 |
|---|---|
| 本人確認 | 署名者が、本人であることをどう確認するか |
| 権限 | 署名者が、会社を代表して契約する権限を持つか |
| 署名の方式 | サービスの提供者が署名を付ける方式か、署名者自身の電子証明書を使う方式か |
| タイムスタンプ | 署名の時刻が、後から改ざんされていないことの証明 |
| 保存 | 締結した契約書を、どのように保存し、検索するか |
| 取引先の受入れ | 相手が電子契約を受け入れるか |
多くの契約は、書面でなくても成立するのが原則ですが、一部の契約や手続きでは、書面での作成が法令で求められる場合があります。電子化の対象としてよい契約かを、事前に確認することが重要です。
また、電子契約では、後から契約の成立を証明する必要が生じたときに備えて、署名の記録や、やり取りの履歴を適切に保存することが求められます。
実務での使い方・具体例
以下は、状況を一般化した架空の例です。実際の事業では、自社の契約や数字に合わせて読み替えてください。
新規事業の取引先との契約を、電子契約で行うと、契約の締結までの時間が短縮されます。特に、海外や遠方の取引先との契約では、郵送の時間が不要になるため、効果が大きくなります。
導入にあたっては、社内の承認の手順と、署名の権限を持つ人を決めておきます。誰でも、どの契約にも署名できる状態は、リスクを高めます。また、電子帳簿保存法の保存の要件にも、合わせて対応する必要があります。
実務でのチェックポイント
- 電子化できる契約と、書面が必要な契約を、整理する。
- 署名者の権限と、社内の承認のフローを、決める。
- 利用するサービスの署名の方式や、保存の仕組みを、確認する。
- 取引先に、電子契約の利用を依頼する際の説明資料を用意する。
- 契約の締結後の保存、検索、更新の管理の方法を決める。
よくある誤解と注意点
- 電子契約は、紙の契約より、法的な効力が弱いわけではありません。ただし、証拠としての信頼性を確保する運用が必要です。
- 署名の権限を持たない人が署名すると、契約の有効性が問題になる場合があります。
- 取引先が応じない場合、書面との併用が必要になります。
- 一部の契約や手続きでは、書面が法令で求められるため、電子化できないことがあります。
- 法律の内容や、技術の運用は変わることがあり、最新の情報の確認が必要です。
導入する際には、サービスの機能の比較だけでなく、自社の契約の量、取引先の状況、運用の体制を、総合的に考慮して選びます。
本稿は一般的な説明であり、個別の契約の判断を行うものではありません。
なお、制度や基準は変わるため、最新情報は公的機関・専門家で確認してください。
関連用語
Otsumuに相談できること
契約の電子化は、スピードの向上に役立つ一方で、権限や保存の設計が重要です。契約の運用の整理をしたいときに、お気軽にご相談ください。詳しくは新規事業の戦略・事業計画の支援ページをご覧ください。
論点の整理から始めたい段階でも、30分の無料相談をご利用いただけます。
執筆：Otsumu株式会社 ／ 編集日 2026.10.04